모든 회의 운영 지식은 회의에 가고 싶지 않다는 데서 배웠습니다.

 

서론:

집중하라. 그게 바로 좋은 회의를 관리하는 느낌입니다.

사람들이 본능적으로 회의 중간에 끼워넣는 수많은 작은 돌발 상황과 산만함을 다루는 것이죠.

여기 좋은 회의를 운영하는 몇 가지 팁을 소개합니다.

 

1단계: 기본 사항

'Powerfully Simple Meetings'를 읽어보세요. 거기에 모든 기본이 다 있습니다.

하지만 꼭 해야 할 한 가지가 있다면, 그것은 의제를 세우는 것입니다.

사전에 보내지 않더라도, 회의 시작 때 머리 속에서 즉석으로 타이핑해야 한다 해도, 여러분이 하고 있는 일에 대한 어떤 구조 없이는 사람들을 지휘할 권리가 없습니다.

 

2단계: 시간 관리

전체 회의 내내 시계를 초조한 에너지로 살펴야 합니다.

여러분은 무언가를 성취하기 위해 여기에 왔고, 분 단위로 시간이 흘러갈 때마다 기회의 창은 닫히고 있습니다.

회의가 길어지면 부끄러워해야 합니다. 일이 끝난 후에 그 시간을 벌금으로 돌려주어야 할 겁니다.

더 이상 할 말이 없다면, 일찍 끝내세요. 제발 회의를 일찍 끝내세요. 간단한 팁이 있습니다: 만약 여러분이 항상 할당된 전체 시간을 사용하는 정기 회의를 가진다면, 뭔가를 잘못하고 있을 확률이 높습니다.

 

그 이유는 다음과 같습니다:

그 정확한 시간을 그 빈도로 영원히 실제로 필요로 할 확률은 0입니다.

정기적으로 더 많은 시간이 필요하다면, 회의를 더 길게 하거나 시간을 줄일 방법을 찾아야 합니다.

시간이 덜 필요하다면, 제발 회의를 일찍 끝내세요.

 

3단계: 사람들이 참여하지 않는다면, 그건 당신의 책임입니다

대중은 만들어지는 것이지 태어나는 것이 아닙니다.

사람들이 당신이 제시하는 것에 참여하도록 만드는 몇 가지 빠른 팁: 미리 의제를 제시하세요,

1단계를 참조하세요. 회의 주제에 대한 생각이 당신밖에 없다고 느끼는 것은, 생각할 시간이 당신밖에 없었기 때문입니다.

사람들에게 생각할 시간을 주고, 응답할 예상 형식을 제공하세요. 이는 포용적이며 효과적입니다.

"X에 대한 피드백을 원합니다. 2분간 생각한 후에 방 전체를 돌며 이야기해봅시다."

사람들에게 반응할 무언가를 주세요.

"이 계획에 대해 어떻게 생각하세요?"는 "계획은 어떻게 해야 하나요?"보다 더 많은 피드백을 받습니다.

 

4단계: 농담 그만하기

업무 회의는 여러분이 스탠드업 코미디 루틴을 시험해 보거나 좋아하는 애완동물에 대한 이야기를 할 곳이 아닙니다.

회의 시작 시 약 2분 정도는 수다를 떨 수 있지만, 그 후에는 혼자 조용히 코딩할 때만큼이나 농담을 해야 합니다.

왜냐하면 여러분은 일을 하고 있기 때문입니다.

특히 관리자나 임원이라면 여러분은 사람들을 함정에 빠트려 강제로 듣게 하고 적어도 미지근한 반응은 보이게 만들었습니다.

그 권력을 현명하게 사용하세요.

 

결론: 핵심 요약

• 기본을 알아두세요
• 시간을 관리하세요
• 피드백을 구조화하세요
• 스탠드업 코미디는 집에 두세요